לקונגרס קדמה עבודת הכנה גדולה שהתפרסה על פני מספר אירועים:
- ספטמבר – התכנסות צוות היגוי הקונגרס לתכנון. חברי הצוות: צביה אלגלי – מנהלת תוכנית התקשוב בעיר הרצליה, יוסי מיכל ורותי פרגמנט רובין ממדרשת אדם, סיגלית ורדי מנהלת מרכז הדרכה לתקשוב בפסג"ה הרצליה, דליה קפלן, סגנית מנהלת הפסג"ה.
- נובמבר - נערך מפגש הכנה עם נציגי תלמידים מבתי הספר היסודיים ובו נשאלו הילדים על הנושאים שמטרידים אותם וקשורים לגלישה ברשת. מתוך דברי התלמידים נגזרו הנושאים לדיון בקונגרס וחוברו הדילמות בהן דנו התלמידים בקונגרס עצמו ובשבוע שקדם לו בסוגיות התרגול.
- סוף ינואר – מפגש הכנה לרכזות תקשוב וליועצות בנושא "חיים ברשת" והכנה לשבוע האינטרנט הבטוח ולקונגרס הדמוקרטי בו השתתפו למעלה מ- 40 רכזות ויועצות.
- ינואר – פברואר, עבודת הכנה "מאחורי הקלעים": כתיבת האירועים לתרגול ולקונגרס עצמו על ידי יוסי ורותי, הקמת אזור הקונגרס בפורטל ומתן הרשאות לאורחים ומנחים על ידי עירית בנסקי, יצירת קשר עם אורחים, איסוף פרטי המשתתפים, הכנת בתי הספר על ידי צוות ההיגוי.
- תחילת פברואר – מפגש הכנה לתלמידים מנחי הפורומים ובו קיבלו התלמידים מידע והנחיה כיצד להיות "מנהלי פורום" וכן מידע נוסף והרחבה בסוגיות של הקונגרס. למפגש זה הגיעו גם עומר אפרת, שלוה אש, איתי (פסיכולוג), רכזות התקשוב מבתיה"ס הנדיב, אלון, וייצמן, גורדון, בר אילן, בן צבי, נוף ים, לב טוב, ברנר.
- בתי הספר קיבלו "ערכה" שכללה סדנת הכנה לתלמידים בהיבטים הדמוקרטיים כמו הזכות לכבוד, חופש הביטוי, ועוד.... הפעילות הועברה על ידי מחנכי הכיתות. בנוסף, נערך תרגול בפורטל החינוכי בסוגיות לדוגמא. בתרגול, התלמידים למדו להכיר את מאפייני השיח בפורום, כתבו הודעות מנומקות ולמדו להתייחס אחד לדברי השני.
השותפים בקונגרס הם שותפים קבועים: הפיקוח על התקשוב במחוז תל אביב, מנהלת מרכז הדרכה לתקשוב, מרכז פסג"ה, הפיקוח הכולל היסודי הממלכתי, מחלקת החינוך בעירייה, מדרשת "אדם"- הגוף החיצוני המפעיל את לימודי הדמוקרטיה בבתי הספר היסודיים בעיר, מנהלים, רכזי תקשוב ומורים בבתי הספר וכמובן תלמידי בתי הספר.
- הקונגרס הוירטואלי נערך לאורך 4 ימים, חמש שעות בכל יום.
- בקונגרס השתתפו תלמידים מ- 100 כיתות ד' – ו' ב- 15 בתי ספר יסודיים בהרצליה.
- בכל שעה שוחחו בפורומים בין 4 ל- 9 כיתות בו זמנית.
- בכל אחד מהפורומים של הקונגרס נכתבו בין כ- 3.000 – 4,000 תגובות על ידי תלמידים, מנחים ואורחים.
- בכל יום הנחו את הפורומים 8-16 תלמידים מנחים.
- בכל יום התארחו ב"פורום המומחים" 2 – 5 אורחים שונים.